Assistant Administratif - Pôle RP

LA MAISON POLENE

Fondée en 2016 par trois frères et sœurs, la maison française Polène crée une collection de maroquinerie qui allie minimalisme et exploration créative pour proposer des formes singulières et signatures obtenues par un savoir-faire artisanal d’excellence.

Le cuir, issu exclusivement de tanneries italiennes et espagnoles certifiées, est sculpté pour créer des formes organiques, plis, effets de drapés ou tressages.

La confection est confiée aux artisans d'Ubrique, ville d'Espagne spécialisée dans la maroquinerie haut-de-gamme qui accueille l’intégralité des métiers de production de Polène.

Depuis 2023, Polène développe un nouveau champ d’expression : le bijou. Des collections thématiques explorant la nature, des ondulations du vent aux textures de roche sculptées dans la matière.

Notre documentaire “HORS CHAMP”

L’ENVIRONNEMENT POLENE

Dans un contexte de forte croissance internationale et de structuration, le pôle Relations Presse & Influence cherche son futur Assistant Administratif de pôle dont le rôle sera de soutenir efficacement les activités du pôle RP et de garantir une coordination fluide au sein de l'équipe. Rattaché au Directeur RP Global, vous intégrerez une équipe de 15 personnes.

CE QUE VOUS RESERVE L’AVENTURE POLENE

1/ Gestion des commandes et suivi administratif 

• Enregistrement des commandes RP sur Cegid.

• Assurer le suivi administratif des projets du pôle, y compris la gestion des budgets et des factures.

• Réalisation des commandes prévisionnelles mensuelles.

• Gestion du stock presse et commandes de produits.

• Gérer les fournitures de bureau.

2/ Préparation et mise à jour de documents 

• Préparer et mettre à jour les présentations, rapports et autres documents nécessaires aux activités du pôle.

• Mise à jour de la Timeline RP.

• Pilotage des traductions pour la réalisation des dossiers de presse.

• Mise à jour Shopify et outil RP.

• Rédaction des comptes-rendus des réunions.

3/ Soutien logistique et collaboration 

• Soutenir l'équipe dans la réalisation de tâches diverses selon les besoins.

• Travailler en étroite collaboration avec les autres membres de l'équipe pour assurer une bonne coordination des activités.

• Soutien logistique (réservations d'hébergement et vols).

LES CLES POUR REUSSIR

• Vous avez entre 8 et 10 ans d'expérience sur un poste en Assistant Administratif de pôle

• Vous avez d'excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps

• Vous avez une grande aisance relationnelles ainsi que de bonnes compétences en communication écrite et orale

• Vous avez le sens de la discrétion et de la confidentialité

• Vous aimez travailler en équipe et êtes à l'aise sur la gestion de tâches en simultanées 

• Vous maîtrisez les outils CEGID et Shopify ainsi que les outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des plateformes (Shopify).

• Vous parlez anglais couramment pour vous intégrez au mieux dans nos équipes multiculturelles  
  

CE QUE LA MAISON VOUS OFFRE

• Une culture d’entreprise mettant à l’honneur l’artisanat, le savoir faire et la passion
• Des bureaux parisiens en plein cœur du 9ème arrondissement
• Intégration à de nouveaux locaux à partir d'Octobre 2024, rue du Louvre dans le 2ème arrondissement. Au total 3500m² entièrement dédiés à nos collaborateurs
• Un abonnement sportif et bien être ClassPass
• Un accès privilégié aux ventes exclusives de la maison
• Des tarifs préférentiels pour vous et vos proches tout au long de l’année
• Une mutuelle ALAN prise en charge à 60% par la Maison
• Un accès aux réseaux de crèches People and Baby et Les Petits Chaperons Rouges
• Une carte tickets restaurants SWILE d’une valeur faciale de 10 euros, prise en charge à 50% par la Maison
• La possibilité de travailler à distance un jour par mois
• Le remboursement de votre titre de transport à hauteur de 50% ou un forfait Mobilité Durable d’un montant de 40 euros mensuel
• L’acquisition de 8 RTT et 25 jours de congés par an

La Maison Polène s’engage en faveur de la diversité et l'inclusion au sein de ses équipes