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JP6405790B2 - 会議管理装置、資料登録方法、プログラム及び会議システム - Google Patents

会議管理装置、資料登録方法、プログラム及び会議システム Download PDF

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Description

本発明は会議管理装置、資料登録方法、プログラム及び会議システムに関する。
例えば会議の議題ごとに、発表者と、当該発表者が発表において使用する提示資料とを関連付けたアジェンダリストを格納するネットワーク会議支援システムは従来から知られている（例えば特許文献１参照）。
クライアント端末に資料を表示させて会議を行う会議システムでは、開催する会議の会議情報や資料を会議サーバ装置に登録する仕組みが存在する。なお、資料の登録は会議に対して行われる他、会議に登録された一つ以上の議題に対しても行われていた。
しかしながら、従来の会議システムでは議題毎に異なるユーザが議題に対して資料の登録を行う場合、各ユーザに資料の登録を行う議題を把握させる必要があり、会議に対して資料の登録を行うよりも手間が掛かり、また、間違いも発生しやすかった。
本発明の実施の形態は、上記の点に鑑みなされたもので、会議に登録された一つ以上の議題に対する資料の登録を容易化できる会議管理装置、資料登録方法、プログラム及び会議システムを提供することを目的とする。
上記目的を達成するため、本願請求項１は、複数の端末装置間において行われる会議の管理を行う会議管理装置であって、会議に登録された一つ以上の議題に対する資料の登録を行う資料登録画面の識別情報を生成し、前記議題に資料を登録するユーザの端末装置に前記資料登録画面の識別情報を送信する生成手段と、前記資料登録画面の識別情報を指定した画面データ取得要求に基づき、前記資料登録画面の画面データを前記画面データ取得要求元の端末装置に送信し、前記画面データ取得要求元の端末装置に表示された前記資料登録画面において前記ユーザが前記議題に対して登録した前記資料を前記議題と対応付けて登録する資料登録手段と、を有することを特徴とする。
本発明の実施の形態によれば、会議に登録された一つ以上の議題に対する資料の登録を容易化できる。
本実施形態に係る会議システムの一例の構成図である。 本実施形態に係るコンピュータの一例のハードウェア構成図である。 会議サーバ装置の一例の機能ブロック図である。 クライアント端末の一例の機能ブロック図である。 会議情報テーブルの一例の構成図である。 議題情報テーブルの一例の構成図である。 資料情報テーブルの一例の構成図である。 会議／議題登録処理の一例のフローチャートである。 会議登録時に議題あり／なしを選択する選択画面の一例のイメージ図である。 議題登録なしの会議登録画面の一例のイメージ図である。 議題登録ありの会議登録画面の一例のイメージ図である。 議題編集画面の一例のイメージ図である。 資料登録画面のＵＲＬの一例の説明図である。 資料登録ＵＲＬを利用しない資料登録処理の一例のフローチャートである。 資料登録画面の一例のイメージ図である。 議題に対して資料が登録された資料登録画面の一例のイメージ図である。 資料登録ＵＲＬを利用する資料登録処理の一例のフローチャートである。 議題一覧画面の一例のイメージ図である。
次に、本発明の実施の形態について、詳細に説明する。
［第１の実施形態］
＜システム構成＞
図１は本実施形態に係る会議システムの一例の構成図である。図１の会議システム１は会議サーバ装置１０、複数台のクライアント端末１２が、ＬＡＮなどのネットワークＮ１に接続される構成を一例として示している。
会議サーバ装置１０は、会議の登録要求、議題の登録要求、資料の登録要求などを受け付け、後述の会議情報、議題情報や資料情報を保存する。また、会議サーバ装置１０は会議の開催や参加制御などを行う。会議サーバ装置１０は１つ以上のコンピュータ上で動作するソフトウェアやサービスにより実現できる。また、会議サーバ装置１０は所謂クラウドサービスの形態をとることもできる。会議サーバ装置１０は例えば会議システム１専用の装置や、一般的なワークステーションやＰＣなどの情報処理装置により実現される。
クライアント端末１２は、会議情報、議題情報及び資料情報を会議サーバ装置１０に登録する機能や、会議や議題の一覧、資料を表示する機能を備えている。なお、クライアント端末１２はユーザの権限により利用できる機能を制限してもよい。例えば会議情報や議題情報の登録権限を有さないユーザに対し、クライアント端末１２は会議情報や議題情報の登録機能を利用させないようにしてもよい。
クライアント端末１２は、ＰＣやタブレット端末、スマートフォンや携帯電話、ＰＤＡなどの端末装置、仮想マシン、プロジェクタ、電子黒板の他、会議システム１専用の装置であってもよい。クライアント端末１２上で動作するアプリケーションはネイティブアプリケーションであっても、Ｗｅｂブラウザと、そのＷｅｂブラウザ上で動作するＷｅｂアプリケーションであっても構わない。
また、クライアント端末１２は会議情報、議題情報や資料情報を会議サーバ装置１０から取得し、資料データをダウンロードし、会議に参加する機能を備えている。なお、会議システム１では会議に参加しているユーザが、誰でも発表者となることができるようにしてもよい。
会議の開催中、クライアント端末１２は議題の一覧や資料を表示する。クライアント端末１２は会議への参加中、他のクライアント端末１２と同じ資料が表示される。クライアント端末１２は会議サーバ装置１０から発表者などの他のクライアント端末１２からの入力操作（ページめくり等）をリアルタイムに受信し、他のクライアント端末１２と表示画面の共有を行うこともできる。
例えば発表者のクライアント端末１２で資料のページがめくられると、発表者以外のクライアント端末１２でも資料のページがめくられて、同じ画面が共有される。発表者のクライアント端末１２で議題一覧を表示した場合も同様に、発表者以外（例えば参加者）のクライアント端末１２でも議題一覧が表示され、会議に参加しているクライアント端末１２の画面が同期する。
さらに、発表者のクライアント端末１２でタッチペンやマウス操作などでマークや線を引いたり、文字を追加したりする手書きメモが記載されると、参加者のクライアント端末１２の画面にも反映される。
会議システム１において、会議サーバ装置１０、クライアント端末１２はネットワークＮ１を介してデータ通信可能である。ネットワークＮ１はＬＡＮの他、インターネットや専用線でもよいし、有線であっても無線であってもよい。
＜ハードウェア構成＞
会議サーバ装置１０、クライアント端末１２は、例えば図２に示すようなハードウェア構成のコンピュータ１００により実現される。図２は本実施形態に係るコンピュータの一例のハードウェア構成図である。
図２に示したコンピュータ１００は、入力装置１０１、表示装置１０２、外部Ｉ／Ｆ１０３、ＲＡＭ１０４、ＲＯＭ１０５、ＣＰＵ１０６、通信Ｉ／Ｆ１０７、及びＨＤＤ１０８などを備え、それぞれがバスＢで相互に接続されている。なお、入力装置１０１及び表示装置１０２は必要なときに接続して利用する形態であってもよい。
入力装置１０１はキーボードやマウス、タッチパネルなどを含み、ユーザが各操作信号を入力するのに用いられる。表示装置１０２はディスプレイ等を含み、コンピュータ１００による処理結果を表示する。
通信Ｉ／Ｆ１０７はコンピュータ１００を各種ネットワークに接続するインタフェースである。これにより、コンピュータ１００は通信Ｉ／Ｆ１０７を介してデータ通信を行うことができる。
また、ＨＤＤ１０８は、プログラムやデータを格納している不揮発性の記憶装置の一例である。格納されるプログラムやデータには、コンピュータ１００全体を制御する基本ソフトウェアであるＯＳ、及びＯＳ上において各種機能を提供するアプリケーションソフトウェア（以下、単にアプリケーションと呼ぶ）などがある。なお、コンピュータ１００はＨＤＤ１０８に替え、記憶媒体としてフラッシュメモリを用いるドライブ装置（例えばソリッドステートドライブ：ＳＳＤ）を利用するものであってもよい。
外部Ｉ／Ｆ１０３は、外部装置とのインタフェースである。外部装置には、記録媒体１０３ａなどがある。これにより、コンピュータ１００は外部Ｉ／Ｆ１０３を介して記録媒体１０３ａの読み取り及び／又は書き込みを行うことができる。記録媒体１０３ａにはフレキシブルディスク、ＣＤ、ＤＶＤ、ＳＤメモリカード、ＵＳＢメモリなどがある。
ＲＯＭ１０５は、電源を切ってもプログラムやデータを保持することができる不揮発性の半導体メモリ（記憶装置）の一例である。ＲＯＭ１０５にはコンピュータ１００の起動時に実行されるＢＩＯＳ、ＯＳ設定、及びネットワーク設定などのプログラムやデータが格納されている。ＲＡＭ１０４はプログラムやデータを一時保持する揮発性の半導体メモリ（記憶装置）の一例である。
ＣＰＵ１０６は、ＲＯＭ１０５やＨＤＤ１０８などの記憶装置からプログラムやデータをＲＡＭ１０４上に読み出し、処理を実行することで、コンピュータ１００全体の制御や機能を実現する演算装置である。
会議サーバ装置１０、クライアント端末１２は、例えば上記したハードウェア構成のコンピュータ１００上でプログラムを実行することにより、後述するような各種処理を実現できる。
＜ソフトウェア構成＞
本実施形態に係る会議システム１の会議サーバ装置１０、クライアント端末１２は以下のような機能ブロックにより実現される。
《会議サーバ装置》
会議サーバ装置１０は例えば図３に示すような機能ブロックで実現される。図３は会議サーバ装置の一例の機能ブロック図である。なお、図３の機能ブロックは会議サーバ装置１０が提供する機能のうち、本実施形態の説明に必要な機能について示しており、他の機能が存在してもかまわない。
会議サーバ装置１０はプログラムを実行することにより、送受信制御部２１、情報処理部２２、情報管理部２３を実現する。また、情報処理部２２は会議登録部３１、議題登録部３２、資料登録部３３、資料登録ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）生成部３４、会議制御部３５を有する。
送受信制御部２１はクライアント端末１２との通信を制御する。情報処理部２２は会議登録部３１、議題登録部３２、資料登録部３３、資料登録ＵＲＬ生成部３４、会議制御部３５などの情報処理を行う。また、情報管理部２３は会議情報テーブル、資料情報テーブル、資料データなどを記憶している。
会議登録部３１はクライアント端末１２から受け付けた会議登録要求に応じて、会議情報テーブルに会議情報を設定し、会議の登録を行う。議題登録部３２はクライアント端末１２から受け付けた議題作成要求に応じて、議題情報テーブルに議題情報を設定し、議題の登録を行う。資料登録部３３はクライアント端末１２から受け付けた資料登録要求に応じて、資料情報テーブルに資料情報を設定し、資料の登録を行う。
資料登録ＵＲＬ生成部３４は後述の資料登録ＵＲＬの生成を行う。なお、資料登録ＵＲＬは、会議の議題ごとに資料を登録する資料登録画面のＵＲＬである。資料登録ＵＲＬは電子メールなどを利用してユーザに送信してもよいし、資料登録ＵＲＬを会議サーバ装置１０からクライアント端末１２に送信する機能を設けてユーザに送信してもよい。
会議制御部３５は情報管理部２３に記憶されている会議情報、議題情報、資料情報などの情報を用いて、会議情報や議題情報の提供、資料の提供、会議の開催、終了、会議に参加中のクライアント端末１２における表示画面の共有などの制御を行う。
《クライアント端末》
クライアント端末１２は例えば図４に示すような機能ブロックで実現される。図４はクライアント端末の一例の機能ブロック図である。なお、図４の機能ブロックはクライアント端末１２が提供する機能のうち、本実施形態の説明に必要な機能について示し、他の機能が存在してもかまわない。
クライアント端末１２はプログラムを実行することにより、ＵＩ表示部４１、送受信制御部４２、情報処理部４３を実現する。また、ＵＩ表示部４１は表示制御部５１、入力操作制御部５２を有する。また、情報処理部４３は情報登録要求部６１、会議処理部６２を有する。
ＵＩ表示部４１は表示制御部５１、入力操作制御部５２などのＵＩ表示に関する制御を行う。送受信制御部４２は会議サーバ装置１０との通信を制御する。情報処理部４３は情報登録要求部６１、会議処理部６２などの情報処理を行う。
表示制御部５１はＵＩの表示制御を行う。入力操作制御部５２はユーザからの入力操作を受け付け、その入力操作に基づいた制御を行う。情報登録要求部６１は会議サーバ装置１０に対して会議登録要求、議題登録要求、資料登録要求を行う。会議処理部６２は会議に関する処理を行う。例えば会議処理部６２は会議の開催後、送受信制御部４２を利用して会議サーバ装置１０と通信を行い、他のクライアント端末１２と議題一覧や資料の表示画面を共有する。
なお、図３及び図４に示した機能ブロックは一例である。例えば図３の会議サーバ装置１０が有する機能ブロックのうちの一部が、他の情報処理装置上で動作してもよい。その場合、機能ブロック同士は必要に応じて通信を行い、情報のやり取りを行う。
《会議情報テーブル》
情報管理部２３には例えば図５に示す会議情報テーブルが記憶されている。図５は会議情報テーブルの一例の構成図である。図５の会議情報テーブルは会議に関する情報である会議情報が設定されている。
図５の会議情報テーブルは項目として会議ＩＤ、会議名、開催日時、会議状態、議題有無などを有している。会議ＩＤは会議を一意に識別するための識別情報の一例である。会議名は会議の名称である。開催日時は会議を開催する日時である。会議状態は開催前、開催中、開催後などの会議の状態を表す。議題有無は会議に対する議題登録の有無を表す。
《議題情報テーブル》
情報管理部２３には例えば図６に示す議題情報テーブルが記載されている。図６は議題情報テーブルの一例の構成図である。図６の議題情報テーブルは議題に関する情報である議題情報が設定されている。
図６の議題情報テーブルは項目として議題ＩＤ、会議ＩＤ、議題名、発表者、発表時間などを有している。議題ＩＤは議題を一意に識別するための識別情報の一例である。会議ＩＤは会議を一意に識別するための識別情報の一例である。この会議ＩＤにより議題情報テーブルの各レコードは図５の会議情報と対応付けられている。議題名は、議題の名称である。発表者は、その議題に対応付けられている発表者の名前である。発表時間は、その議題に対応付けられている発表時間である。
《資料情報テーブル》
情報管理部２３には例えば図７に示す資料情報テーブルが記憶されている。図７は資料情報テーブルの一例の構成図である。図７の資料情報テーブルは資料に関する情報である資料情報が設定されている。
図７の資料情報テーブルは項目として資料ＩＤ、議題ＩＤ、会議ＩＤ、資料名、格納場所などを有している。資料ＩＤは資料を一意に識別するための識別情報の一例である。議題ＩＤは議題を一意に識別するための識別情報の一例である。会議ＩＤは会議を一意に識別するための識別情報の一例である。この議題ＩＤ及び会議ＩＤにより資料情報テーブルの各レコードは図５の会議情報及び図６の議題情報と対応付けられている。
資料名は資料の名称である。格納場所は資料の実体（資料データ）を格納している場所の情報の一例である。図７の資料情報テーブルは資料データを格納している場所の情報を有する例を示したが、資料データ自体を記憶するものであってもよい。なお、図７の資料ＩＤ「γ」により識別されるレコードは議題ＩＤが空欄となっているが、資料が議題にではなく会議に対して登録されている例を示している。
また、図７の資料ＩＤ「α」により識別されるレコードは議題ＩＤ「ＡＡＡ」により識別される議題に対して資料が登録されている例を示している。図７の資料ＩＤ「β」により識別されるレコードも議題ＩＤ「ＡＡＡ」により識別される議題に対して資料が登録されている例を示している。このように、本実施形態の会議システム１では、資料の登録が会議に対して行われる他、会議に登録された議題に対しても行われる。
＜処理の詳細＞
以下では、本実施形態に係る会議システム１の処理の詳細について説明する。
《会議／議題登録処理》
本実施形態に係る会議システム１では、会議を開催する前に会議サーバ装置１０へ会議情報、議題情報や資料情報を登録しておく必要がある。会議の主催者などのユーザはクライアント端末１２を操作し、例えば会議アプリケーションを起動させる。クライアント端末１２は会議アプリケーションのトップ画面を表示する。
会議アプリケーションのトップ画面から新規会議登録が選択されると、クライアント端末１２の表示制御部５１は図８に示す会議／議題登録処理を開始する。図８は会議／議題登録処理の一例のフローチャートである。
ステップＳ１０において、表示制御部５１は、図９に示すような会議登録時に議題ありの会議（議題に対して資料を登録する会議）か、議題なしの会議（会議に対して資料を登録する会議）か、を選択させる選択画面１０００を表示する。図９は会議登録時に議題あり／なしを選択する選択画面の一例のイメージ図である。
図９の選択画面１０００では「設定する」を選択して「続行」ボタン１００１を押下することで、議題ありの会議を選択できる。また、図９の選択画面１０００では「設定しない」を選択して「続行」ボタン１００１を押下することで議題なしの会議を選択できる。
議題なしの会議が選択されると、表示制御部５１はステップＳ１１において図１０に示すような議題登録なしの会議登録画面１１００を表示する。図１０は、議題登録なしの会議登録画面の一例のイメージ図である。
ステップＳ１２において、ユーザは図１０の議題登録なしの会議登録画面１１００の会議名、開始日時などの会議情報を入力したあとで「保存」ボタン１１０１を押下することで、会議情報の登録を指示する。情報登録要求部６１は図１０の議題登録なしの会議登録画面１１００に入力された会議情報の登録を会議サーバ装置１０に要求することで、議題なしの会議の会議情報を会議サーバ装置１０に登録する。
なお、図１０の議題登録なしの会議登録画面１１００は、その会議に対して資料を登録する「追加」ボタン１１０２が設けられている。会議登録画面１１００の「追加」ボタン１１０２が押下されると、表示制御部５１は資料の登録を行う画面を表示する。ユーザは図１０の議題登録なしの会議登録画面１１００の「追加」ボタン１１０２を押下して資料の登録を行う画面を表示させることで、会議に対する資料の登録が可能となる。会議に対する資料の登録は任意で行い、会議登録時に行っても、後で行ってもよい。
一方、議題ありの会議が選択されると、表示制御部５１はステップＳ１３において図１１に示すような議題登録ありの会議登録画面１２００を表示する。図１１は、議題登録ありの会議登録画面の一例のイメージ図である。
図１１の議題登録ありの会議登録画面１２００では図１０の議題登録なしの会議登録画面１１００と同様な会議情報入力欄が設けられている。その他、図１１の議題登録ありの会議登録画面１２００は、その会議に議題を登録する「追加」ボタン１２０１、議題に登録された資料を編集するための「資料編集」ボタン１２０２が設けられている。また、会議登録画面１２００も図１０の会議登録画面１１００と同様に「保存」ボタン１２０３が押下されることで会議情報の登録をユーザから指示される。
「追加」ボタン１２０１が押下されると、表示制御部５１は議題の登録を行う図１２のような議題編集画面１３００を表示する。図１２は議題編集画面の一例のイメージ図である。ユーザは図１１の議題登録ありの会議登録画面の「追加」ボタン１２０１を押下して図１２の議題編集画面１３００を表示させることで、図１２の議題編集画面１３００から会議に対する議題の登録が可能となる。会議に対する議題の登録は任意で行い、会議登録時に行っても、後で行ってもよい。
図１２の議題編集画面１３００は、議題を追加する「追加」ボタン１３０１が設けられている。議題編集画面１３００の「追加」ボタン１３０１が押下されると、表示制御部５１は議題の登録を行う画面を表示する。ユーザは議題編集画面１３００の「追加」ボタン１３０１を押下して議題の登録を行う画面を表示し、議題の登録を行う。会議に対する議題の登録は任意で行い、会議登録時に行っても、後で行ってもよい。
ユーザは図１２の議題編集画面１３００の「終了」ボタン１３０２を押下して図１１の会議登録画面１２００に戻ることができる。このようにユーザはステップＳ１４において図１１の議題登録ありの会議登録画面１２００から会議情報の登録を行い、また、図１２の議題編集画面１３００から議題情報の登録を行う。そして、ユーザは図１１の議題登録ありの会議登録画面１２００の「保存」ボタン１２０３を押下することで、会議情報の登録を指示できる。
情報登録要求部６１は、図１１の議題登録ありの会議登録画面１２００に入力された会議情報の登録を会議サーバ装置１０に要求することで、議題ありの会議の会議情報を会議サーバ装置１０に登録する。また、情報登録要求部６１は議題の登録を行う画面に入力された議題情報の登録を会議サーバ装置１０に要求することで、会議に対する議題の議題情報を会議サーバ装置１０に登録する。
ステップＳ１５において、会議サーバ装置１０の資料登録ＵＲＬ生成部３４は会議に登録された議題ごとに資料を登録する資料登録画面のＵＲＬを生成する。なお、ステップＳ１５の処理は図１２の議題編集画面１３００に設けられたメールボタン１３０３が押下された場合に行うようにしてもよいし、その他、ユーザが資料登録画面のＵＲＬの生成を指示するボタンが押下された場合に行うようにしてもよい。また、ステップＳ１５の処理は会議に対して議題が登録された場合に、行うようにしてもよい。ステップＳ１５で生成された資料登録ＵＲＬはステップＳ１６において各議題の発表者（各議題に資料を登録するユーザ）に送信される。
図１３は資料登録画面のＵＲＬの一例の説明図である。図１３では、会議の開催者である事務局において会議及び議題の登録を行い、各議題の発表者が資料を登録する例を示している。
事務局は前述したように会議及び議題の登録を行ったあと、会議の議題ごとに資料を登録する資料登録画面のＵＲＬである資料登録ＵＲＬを生成し、その資料登録ＵＲＬを各議題の発表者に送信する。資料登録ＵＲＬは、会議ＩＤ「ｍｉｄ＝ＸＸＸＸ−ＸＸＸＸＸＸＸＸ」と議題ＩＤ「ａｉｄ＝ａａａ」と資料登録要求であることを示す情報「ｏｐ＝ｈｏｇｅ」とを含んでいる。したがって、クライアント端末１２は資料登録ＵＲＬを開くことにより、会議の議題ごとに資料を登録する資料登録画面を表示できる。
各議題の発表者はクライアント端末１２から資料登録ＵＲＬを開くことで、自分が資料を登録する資料登録画面を表示できる。したがって、各議題の発表者は議題一覧から自分が資料を登録する議題を選択する必要がなくなり、資料の登録を行う議題を間違えることもなくなる。
また、事務局では会議に対する議題の登録を、議題の順番を考慮して予め登録しておくことができるので、発表者に議題の資料を登録させたあとに、議題の順序を考慮して資料を並び替える等の手間も無くなる。
さらに、本実施形態の会議システム１は議題の資料を発表者から集めて、事務局側で議題の資料を登録していた場合と比べて、事務局の手間が少なく、また、資料修正に対する対応力も高くなる。
《資料登録処理》
本実施形態に係る会議システム１では、前述した資料登録ＵＲＬを利用する資料登録処理の他、資料登録ＵＲＬを利用しない資料登録処理も可能である。図１４は資料登録ＵＲＬを利用しない資料登録処理の一例のフローチャートである。
ステップＳ２１において、クライアント端末１２の表示制御部５１は会議一覧から会議情報の編集を行う会議が選択されると、図１４に示す資料登録処理を開始する。ステップＳ２１において、表示制御部５１は選択された会議が議題なしの場合、ステップＳ２２に進み、選択された会議に対する資料の登録を受け付ける。議題なしの会議に対する資料の登録は例えば図１０の会議登録画面１１００の「追加」ボタン１１０２を押下して資料の登録を行う画面を表示させることで行うことができる。
表示制御部５１は選択された会議が議題ありの場合、ステップＳ２３に進み、議題作成済みか議題未作成かを判定する。表示制御部５１は選択された会議が議題作成済みである場合、ステップＳ２４に進み、選択した会議に登録されている議題の一覧から議題の選択を受け付ける。議題の選択は例えば図１２の議題編集画面１３００の議題一覧のラジオボタンにより行うことができる。
また、表示制御部５１は選択された会議が議題未作成である場合、ステップＳ２５に進み、選択した会議に対する議題の登録を受け付ける。例えばユーザは図１２の議題編集画面１３００の「追加」ボタン１３０１を押下し、議題の登録を行う画面を表示し、議題の登録を行う。
ステップＳ２６に進み、表示制御部５１は図１５に示す資料登録画面１４００を表示してユーザに資料を登録させる。図１５は資料登録画面の一例のイメージ図である。資料登録画面１４００は議題情報に含まれる議題名、発表者、発表時間などを表示する議題情報表示欄が含まれる。また、資料登録画面１４００は、その議題に対して資料を登録するための「追加」ボタン１４０１が設けられている。
ユーザは資料登録画面１４００の「追加」ボタン１４０１を押下することにより、資料の登録を行う画面を表示させることができる。表示制御部５１は「追加」ボタン１４０１が押下されると、資料の登録を行う画面を表示する。ユーザは資料の登録を行う画面からステップＳ２４において選択された議題又はステップＳ２５において登録された議題に対する資料を登録できる。
図１６は議題に対して資料が登録された資料登録画面の一例のイメージ図である。図１６の資料登録画面１５００は資料の登録を行う画面からステップＳ２４において選択された議題又はステップＳ２５において登録された議題に対して、３つの資料が登録された例を示している。
図１４に示すように、資料登録ＵＲＬを利用しない資料登録処理では、会議に対して資料を登録するよりも、議題に対して資料を登録する方が、ユーザによる選択が一階層深くなる。
一方、資料登録ＵＲＬを利用する資料登録処理では資料登録ＵＲＬを開くことで、発表者が資料を登録する図１５の資料登録画面１４００を直接表示できる。発表者は図１５の資料登録画面１４００の議題情報表示欄に表示された議題名、発表者、発表時間などを確認した上、議題に対して資料を登録できる。
図１７は資料登録ＵＲＬを利用する資料登録処理の一例のフローチャートである。入力操作制御部５２はステップＳ３１において、議題の発表者から資料登録ＵＲＬの入力を受け付け、資料登録ＵＲＬを開く要求を受け付ける。
ステップＳ３２において、表示制御部５１は資料登録ＵＲＬを指定して会議サーバ装置１０に対象議題の資料登録画面１４００の画面データを要求する。会議サーバ装置１０の資料登録部３３は資料登録ＵＲＬに含まれる会議ＩＤ、議題ＩＤに応じた対象議題の資料登録画面１４００の画面データをクライアント端末１２に送信する。クライアント端末１２の表示制御部５１は対象議題の資料登録画面１４００の画面データを受信し、資料登録画面１４００を表示する。したがって、ステップＳ３３において発表者は対象議題の資料登録画面１４００から資料を登録できる。
《会議の開催》
クライアント端末１２は会議サーバ装置１０と接続し、登録されている会議一覧を表示する。ユーザは表示された会議一覧から開催又は参加する会議を選択できる。クライアント端末１２の表示制御部５１は開催又は参加した会議の議題一覧や資料を表示する。
会議の開催中、発表者となったクライアント端末１２は、発表者によるページめくり操作やメモ書き操作を会議サーバ装置１０に送信する。会議サーバ装置１０は受信した発表者によるページめくり操作やメモ書き操作を会議に参加しているクライアント端末１２に送信する。したがって、各クライアント端末１２は発表者のクライアント端末１２と表示画面の共有を行うことができる。
また、発表者による議題一覧を表示する操作を受け付けると、発表者のクライアント端末１２は議題一覧の表示操作を会議サーバ装置１０に送信する。会議サーバ装置１０は受信した発表者による議題一覧の表示操作を会議に参加しているクライアント端末１２に送信する。したがって、各クライアント端末１２は発表者のクライアント端末１２と議題一覧画面の共有表示を行うことができる。
クライアント端末１２には例えば図１８に示すような議題一覧が表示される。図１８は議題一覧画面の一例のイメージ図である。図１８の議題一覧画面１６００は会議名「結果報告会」の会議に対して、７つの議題が登録された例である。なお、資料が登録された議題には資料マーク１６０１が表示される。
クライアント端末１２は資料マーク１６０１が表示された議題を選択する操作を発表者から受け付けると、会議サーバ装置１０に議題を選択する操作を送信する。会議サーバ装置１０は受信した議題を選択する操作を会議に参加しているクライアント端末１２に送信する。したがって、各クライアント端末１２は発表者のクライアント端末１２と議題に登録されている資料の共有表示を行うことができる。
（まとめ）
本実施形態の会議システム１では、会議に登録された一つ以上の議題に対する資料の登録を行う場合に、会議の議題ごとに資料を登録する資料登録画面のＵＲＬを生成し、そのＵＲＬを議題の発表者（議題に資料を登録するユーザ）に送信する。ユーザは受信したＵＲＬにアクセスすることで自分が資料を登録する資料登録画面をクライアント端末１２に表示できる。したがって、本実施形態の会議システム１はユーザが資料の登録を行う議題を間違えることを防ぐと共に、ユーザの手間を軽減できる。
本発明は、具体的に開示された上記の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲から逸脱することなく、種々の変形や変更が可能である。本実施形態では会議システム１を一例として示したが、セミナーシステムや教育システムなどの作成した情報（講義や授業）に対する資料の登録を行う他のシステムへの適用も可能である。
また、本実施形態では資料登録画面をクライアント端末１２側から会議サーバ装置１０に通知するための情報の一例として資料登録ＵＲＬを示したが、資料登録画面を識別できる情報であればＵＲＬ以外であってもよい。
例えばクライアント端末１２は特許請求の範囲に記載した端末装置の一例である。会議サーバ装置１０は会議管理装置の一例である。資料登録ＵＲＬ生成部３４は生成手段の一例である。資料登録部３３は資料登録手段の一例である。会議登録部３１は会議登録手段の一例である。議題登録部３２は議題登録手段の一例である。資料登録ＵＲＬは資料登録画面の識別情報の一例である。議題編集画面１３００は議題登録画面の一例である。
なお、会議サーバ装置１０、１台以上のクライアント端末１２を有する会議システム１は一例であって、用途や目的に応じて様々なシステム構成例があることは言うまでもないことである。
１ 会議システム
１０ 会議サーバ装置
１２ クライアント端末
２１ 送受信制御部
２２ 情報処理部
２３ 情報管理部
３１ 会議登録部
３２ 議題登録部
３３ 資料登録部
３４ 資料登録ＵＲＬ生成部
３５ 会議制御部
４１ ＵＩ表示部
４２ 送受信制御部
４３ 情報処理部
５１ 表示制御部
５２ 入力操作制御部
６１ 情報登録要求部
６２ 会議処理部
１００ コンピュータ
１０１ 入力装置
１０２ 表示装置
１０３ 外部Ｉ／Ｆ
１０３ａ 記録媒体
１０４ ＲＡＭ（Random Access Memory）
１０５ ＲＯＭ（Read Only Memory）
１０６ ＣＰＵ（Central Processing Unit）
１０７ 通信Ｉ／Ｆ
１０８ ＨＤＤ（Hard Disk Drive）
Ｂ バス
Ｎ１ ネットワーク
特開２００６−２７９５３５号公報

Claims (11)

  1. 複数の端末装置間において行われる会議の管理を行う会議管理装置であって、
    会議に登録された一つ以上の議題に対する資料の登録を行う資料登録画面の識別情報を生成し、前記議題に資料を登録するユーザの端末装置に前記資料登録画面の識別情報を送信する生成手段と、
    前記資料登録画面の識別情報を指定した画面データ取得要求に基づき、前記資料登録画面の画面データを前記画面データ取得要求元の端末装置に送信し、前記画面データ取得要求元の端末装置に表示された前記資料登録画面において前記ユーザが前記議題に対して登録した前記資料を前記議題と対応付けて登録する資料登録手段と、
    を有する会議管理装置。
  2. 会議情報の登録を行う会議登録画面の画面データ取得要求に基づき、前記会議登録画面の画面データを前記会議登録画面の画面データ取得要求元の端末装置に送信する前に、議題ありの会議の会議情報の登録か又は議題なしの会議の会議情報の登録かを選択させる選択画面の画面データを前記会議登録画面の画面データ取得要求元の端末装置に送信し、前記会議登録画面の画面データ取得要求元の端末装置に表示された前記選択画面において議題ありの会議の会議情報の登録か、又は、議題なしの会議の会議情報の登録かをユーザに選択させる会議登録手段を更に有すること
    を特徴とする請求項１記載の会議管理装置。
  3. 前記会議登録手段は、前記会議登録画面の画面データ取得要求元の端末装置に表示された前記選択画面において議題ありの会議の会議情報の登録が選択された場合に、議題ありの会議の前記会議登録画面の画面データを前記会議登録画面の画面データ取得要求元に送信し、前記会議登録画面の画面データ取得要求元の端末装置に表示された議題ありの会議の前記会議登録画面において前記ユーザが登録した議題ありの会議の前記会議情報を登録すること
    を特徴とする請求項２記載の会議管理装置。
  4. 議題情報の登録を行う議題登録画面の画面データ取得要求に基づき、前記議題登録画面の画面データを前記議題登録画面の画面データ取得要求元の端末装置に送信し、前記議題登録画面の画面データ取得要求元の端末装置に表示された前記議題登録画面において前記ユーザが前記会議に対して登録した前記議題情報を前記会議の会議情報と対応付けて登録する議題登録手段を更に有すること
    を特徴とする請求項２又は３記載の会議管理装置。
  5. 前記議題登録手段は、前記会議登録画面の画面データ取得要求元の端末装置に表示された議題ありの会議の前記会議登録画面において、前記議題登録画面の画面データ取得要求をユーザから受け付けること
    を特徴とする請求項４記載の会議管理装置。
  6. 前記会議登録手段は、前記会議登録画面の画面データ取得要求元の端末装置に表示された前記選択画面において議題なしの会議の会議情報の登録が選択された場合に、議題なしの会議の前記会議登録画面の画面データを前記会議登録画面の画面データ取得要求元に送信し、前記会議登録画面の画面データ取得要求元の端末装置に表示された議題なしの会議の前記会議登録画面において前記ユーザが登録した議題なしの会議の前記会議情報を登録すること
    を特徴とする請求項２乃至５何れか一項記載の会議管理装置。
  7. 資料登録画面の識別情報は、前記会議の識別情報と、前記会議に登録された前記議題の識別情報と、を含む資料登録画面のＵＲＬ（Uniform Resource Locator）であること
    を特徴とする請求項１乃至６何れか一項記載の会議管理装置。
  8. 前記資料登録画面の識別情報は、電子メールにより前記議題に資料を登録するユーザの端末装置に送信されること
    を特徴とする請求項１乃至７何れか一項記載の会議管理装置。
  9. 複数の端末装置間において行われる会議の管理を行う会議管理装置が行う資料登録方法であって、
    会議に登録された一つ以上の議題に対する資料の登録を行う資料登録画面の識別情報を生成するステップと、
    前記議題に資料を登録するユーザの端末装置に前記資料登録画面の識別情報を送信するステップと、
    前記資料登録画面の識別情報を指定した画面データ取得要求に基づき、前記資料登録画面の画面データを前記画面データ取得要求元の端末装置に送信するステップと、
    前記画面データ取得要求元の端末装置に表示された前記資料登録画面において前記ユーザが前記議題に対して登録した前記資料を前記議題と対応付けて登録するステップと、
    を有する資料登録方法。
  10. 複数の端末装置間において行われる会議の管理を行う会議管理装置を、
    会議に登録された一つ以上の議題に対する資料の登録を行う資料登録画面の識別情報を生成し、前記議題に資料を登録するユーザの端末装置に前記資料登録画面の識別情報を送信する生成手段、
    前記資料登録画面の識別情報を指定した画面データ取得要求に基づき、前記資料登録画面の画面データを前記画面データ取得要求元の端末装置に送信し、前記画面データ取得要求元の端末装置に表示された前記資料登録画面において前記ユーザが前記議題に対して登録した前記資料を前記議題と対応付けて登録する資料登録手段、
    として機能させるためのプログラム。
  11. 複数の端末装置において実行されるプログラムと、前記複数の端末装置間において行われる会議の管理を行う会議管理装置と、がネットワークを介して通信を行う会議システムであって、
    前記会議管理装置は、
    会議に登録された一つ以上の議題に対する資料の登録を行う資料登録画面の識別情報を生成し、前記議題に資料を登録するユーザの端末装置において実行される前記プログラムに前記資料登録画面の識別情報を送信する生成手段と、
    前記資料登録画面の識別情報を指定した画面データ取得要求に基づき、前記資料登録画面の画面データを前記画面データ取得要求元の端末装置において実行される前記プログラムに送信し、前記画面データ取得要求元の端末装置に表示された前記資料登録画面において前記ユーザが前記議題に対して登録した前記資料を前記議題と対応付けて登録する資料登録手段と、
    を有し、
    前記議題に資料を登録するユーザの端末装置において実行される前記プログラムは、
    前記資料登録画面の識別情報を指定した画面データ取得要求を前記会議管理装置に対して行って前記会議管理装置から受信した前記資料登録画面の画面データを表示する表示手段と、
    前記資料登録画面において前記ユーザが前記議題に対して登録した前記資料を前記議題と対応付けて登録する登録要求を前記会議管理装置に対して行う情報登録要求部
    を有する
    ことを特徴とする会議システム。
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